Hablar de agilismo o metodologías de trabajo ágiles se refiere a hacer las cosas o resolver los problemas de una manera más efectiva que permita agregarles valor a los clientes de forma continua y no solo al terminar un proyecto. La prioridad es satisfacer las necesidades de los usuarios en períodos de tiempo cortos.
Uno de los principales beneficios de esta forma de trabajo, que tuvo su origen en la industria del software y que actualmente es utilizada en diferentes proyectos que se caracterizan por su complejidad e incertidumbre, es la adaptabilidad, de cómo los miembros del equipo son capaces de afrontar los cambios que se presenten durante el desarrollo del proyecto y de obtener información para tomar decisiones que permitan entregarles a los usuarios lo que realmente quieren y necesitan. Aquí clave es la relación y la retroalimentación constante por parte del cliente.
Además de la adaptabilidad, estos marcos de trabajo ayudan a los equipos a ser auto-organizados, a mejorar la productividad, a priorizar las actividades que componen el proyecto, a disminuir los posibles riesgos y a evitar retrasos en las entregas y, por ende, incrementos en los costos.
Uno de los principales beneficios de esta forma de trabajo, que tuvo su origen en la industria del software y que actualmente es utilizada en diferentes proyectos que se caracterizan por su complejidad e incertidumbre, es la adaptabilidad, de cómo los miembros del equipo son capaces de afrontar los cambios que se presenten durante el desarrollo del proyecto y de obtener información para tomar decisiones que permitan entregarles a los usuarios lo que realmente quieren y necesitan. Aquí clave es la relación y la retroalimentación constante por parte del cliente.
Además de la adaptabilidad, estos marcos de trabajo ayudan a los equipos a ser auto-organizados, a mejorar la productividad, a priorizar las actividades que componen el proyecto, a disminuir los posibles riesgos y a evitar retrasos en las entregas y, por ende, incrementos en los costos.
Y aunque se podría pensar que el agilismo solo es aplicable en el sector informático y de desarrollo de software, donde los cambios son frecuentes y es común que se modifiquen los requisitos o solicitudes del cliente, la industria de la construcción también puede beneficiarse.
De acuerdo con Carlos Andrés Palacio, Agile Coach, la clave está en saber adaptarlo a cada contexto, teniendo en cuenta la necesidad o problema que se quiere solucionar y buscando la mejor forma de ser eficiente en la generación de valor.
Para esto, es conveniente tener presente el Manifiesto Ágil y sus doce principios, establecidos en el 2001 por un grupo de desarrolladores expertos, que en general, les da más valor a las personas y a las interacciones que a los procesos y las herramientas, y valora más la colaboración permanente con el cliente que la negociación contractual.
En el contexto de la construcción, adoptar los principios del agilismo servirá para ser más eficientes y flexibles en la gestión de proyectos, adaptarse mejor a los cambios y entregar resultados tangibles en menor tiempo y sobre todo, será muy útil en las primeras fases del proceso constructivo, tal como los estudios de factibilidad de una determinada obra y el diseño de esta, pues permite una mayor participación de los clientes o inversionistas y una retroalimentación constante.
Asimismo, el uso de prefabricados y de tecnologías como la impresión 3D o la realidad virtual ayudan a darles más valor a los proyectos y a satisfacer los requerimientos del cliente con más precisión.
Lo que debes saber de Scrum
Actualmente, Scrum es una de las metodologías ágiles más utilizadas en diferentes compañías para la ejecución de proyectos e incluso, en aquellas que buscan transformarse, pues como asegura Palacio, en esta era de cambios constantes todos necesitamos ser más ágiles e implementar una serie de prácticas y valores que no solo permitan garantizar la satisfacción de los clientes o usuarios, sino también generar más ventajas competitivas y valor para los negocios.
Scrum es un marco de trabajo ágil utilizado principalmente en el desarrollo y mantenimiento de proyectos complejos, que además, según la Guía de Scrum, escrita por los desarrolladores Ken Schwaber y Jeff Sutherland, permite entregar productos del más alto valor posible productiva y creativamente a partir de diferentes técnicas, procesos y herramientas.
Varios elementos componen Scrum, cada uno de los cuales cumple un objetivo y es fundamental para su éxito. Además, está basado en la teoría de control de procesos empírica, que establece que el conocimiento viene de la experiencia y de tomar decisiones a partir de lo que se conoce y se fundamenta en tres pilares:
- Transparencia. Los aspectos relevantes de cada uno de los procesos deben ser visibles para todos los que participan en su ejecución.
- Inspección. Frecuentemente los usuarios deben revisar los artefactos de Scrum y el progreso en el logro de un objetivo para detectar posibles variaciones.
- Adaptación. Si a partir de la inspección se detectan variaciones o que el producto no será el adecuado, se deben hacer ajustes en el menor tiempo posible.
Sin embargo, para que la metodología funcione como debe ser, es necesario que las personas adopten sus valores: compromiso, coraje, foco, apertura y respeto.
Conceptos claves del Scrum
1. Scrum Team (Equipo Scrum). Auto organizado y multifuncional, no depende de personas externas al equipo para ejecutar su trabajo y entrega productos de forma iterativa e incremental. Está integrado por:
a. Un Product Owner / PO (dueño de producto). Encargado de maximizar el valor del entregable y de gestionar la Lista de producto, principal artefacto de Scrum que contiene todo lo que se requiere para el desarrollo del producto o proyecto. El PO es quien conoce y entiende las necesidades del cliente y se las comunica al equipo de desarrollo para que definan la manera de solucionarlas.
b. Development Team (Equipo de Desarrollo). Son quienes llevan a cabo las actividades definidas para el logro de cada proyecto. Se caracterizan por ser estructurados, tienen el poder de gestionar su propio trabajo y algunos pueden tener habilidades especializadas.
c. Scrum Master. Es un líder que está al servicio del Equipo Scrum, una de sus responsabilidades es asegurar que la metodología sea entendida y adoptada correctamente, así como facilitar las ceremonias del Scrum, motivar la mejora continua de los miembros y ayudar a resolver impedimentos que se presenten en el camino
2. Eventos o ceremonias de Scrum. Son bloques de tiempo que facilitan la transparencia e inspección de los procesos, todos están contenidos en el Sprint, un período de un mes o menos durante el cual el equipo trabaja para crear un incremento del producto, en otras palabras, lograr un objetivo específico.
Estos son:
a. Sprint Planning (planificación del Sprint). Participan todos los miembros del Equipo Scrum, que con la guía del Scrum Master definen qué puede ser terminado en el Sprint que comienza y cómo lo pueden hacer para entregar el incremento planteado.
b. Daily Scrums. Es una reunión diaria de máximo 15 minutos en la que los miembros del equipo de desarrollo ponen en común qué han hecho para el cumplimiento del objetivo del Sprint y crean un plan para las próximas horas de trabajo, además, aquí se mencionan los posibles impedimentos. Siempre debe hacerse a la misma hora.
c. Sprint Review (revisión del Sprint). Se realiza al finalizar cada Sprint, los miembros del equipo cuentan qué actividades terminaron y cuáles no y si se cumplió o no el objetivo y con base en esto, se determina qué puede hacerse para optimizar el valor.
d. Sprint Retrospective (retrospectiva del Sprint). Este evento se realiza después de la revisión del Sprint y antes del próximo Planning, permite al equipo inspeccionarse a sí mismo y crear un plan de mejoras para abordar en el siguiente Sprint.
3. Artefactos de Scrum. Representan el trabajo o valor en diferentes formas que sirven para dar transparencia y oportunidades para la inspección y adaptación. Algunos son:
a. Product Backlog (Lista de producto). Es una lista ordenada de todo lo que puede ser necesario en el producto o proyecto y es la única fuente de requisitos para cualquier cambio que deba realizarse. Es dinámica, está en constante evolución.
b. Sprint Backlog (Lista de pendientes del Sprint). Son los elementos de la lista de producto seleccionados para realizar en cada Sprint, así como un plan para entregar el incremento del producto y alcanzar el objetivo. Esta lista visibiliza todo el trabajo identificado para lograr el objetivo del Sprint.
c. Incremento. Son todos los elementos de la Lista de producto que se completaron durante el Sprint.
En construcción, Scrum permite dividir los proyectos en paquetes de trabajo que deben cumplirse al terminar cada Sprint, evitando así retrasos en las obras que impidan entregarle al cliente o usuario final en la fecha acordada. El Daily Scrum, por ejemplo, es clave para que todo el equipo conozca los avances, lo que está pendiente por ejecutar y las posibles restricciones que tengan.
Así como Scrum, existen otros marcos de trabajo ágiles que pueden ser adaptados al contexto de la construcción para hacer de esta una industria que cada vez genere experiencias y proyectos que le agreguen más valor a los usuarios y por supuesto, impacten positivamente en los resultados económicos y en una mayor satisfacción tanto de los clientes como de los colaboradores.
En un próximo artículo hablaremos de la metodología Kanban, que también puede adaptarse a los proyectos de construcción e ingeniería civil.
